الوحدة الأولى: مستندات ونماذج وتقارير والأعمال

    

microbit           cisco                 scribus

بإمكانك تحميل البرامج من خلال الضغط على الصورة

ملخص:
أنواع مستندات الأعمال:
1- رسائل البريد الإلكتروني (Emails): تستخدم للتواصل بين موظفي الشركة ومع شركات ومؤسسات أخرى.2- خطابات الأعمال (Business Letters): تستخدم للتواصل بين المؤسسة والأطراف الخارجية. مثل العملاء من الأفراد والمؤسسات الأخرى.3- تقارير الأعمال (Business Reports): لعرض التقارير بتنسيق أكثر رسمية من الخطابات. مثل بيانات المبيعات والبيانات المالية.4- مستندات المعاملات (Transactional Documents): مثل الفاتورة أو الإيصال أو قائمة معينة.5-المستندات المالية (Financial Documents): تستخدم في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. وتقارير الرواتب والكشوف البنكية.
صيغ كتابة مستندات الأعمال:
1- الصيغة غير الرسمية: تستخدم الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة.2- الصيغة الرسمية: يتميز بالصيغة الرسمية بمفرداته وبناء الجملة نحويا.
عناصر تصميم المستند:
1- طباعة النص: فن ترتيب الحروف والنصوص لجعل المستند مقروء وواضح وجذاب بصريا للقارئ.تصنف الخطوط وفق تصنيفين رئسيين:* النوع Serif: ومن خطوطه (Times New Roman, Garamond, Cambria) وغيرها. تكون نهاية الخطوط ذيلية وتستخدم في الصفحات التي تحتوي على كثير من النصوص. وتعتبر أسهل في القراءة.* النوع Sans Serif: ومن خطوطه (Arial, Calibri, Helvetica) وغيرها. تستخدم مع العناوين القصيرة والتعليقات المختصرة.
  2- المساحات الفارغة: أجزاء بالصفحة لا يوجد بها نص أو صور وتسمى المساحة البيضاء أو السلبية. وتجوجه القارئ لأجزاء مهمة في المحتوى.
3- الألوان: الألوان بالشعار أو المستند تعبر عن هوية الشركة.
4- العناصر المرئية: مثل: الصور الفوتوغرافية والرسوم التوضيحية والمخططات والرسوم البيانية.
5-القوائم والجداول: وسيلة فعالة في جذب عين القارئ، والأفراط في استخدامها يضعف من تأثيرها.
نماذج الأعمال:تعد العمود الفقري لأي عملية إدارية تتطلب جمع بيانات من العملاء أو الموظفين أو المواطنين.
مفهوم نموذج الأعمال: هو مستند منظم بترتيب محدد يستخدم لجمع المعلومات بطريقة منطقية وذات مغزى. والهدف من النموذج هو جمع المعلومات.
النماذج المطبوعة:تكون النماذج على شكل ملفات PDF و (.docx) Word أو أي من التنسيقات الشائعة بمثابة نسخة إلكترونية من النموذج المطبوع، ويتم توزيع هذا النوع عبر البريد الالكتروني أو التحميل من الويب، حيث يقوم المستخدم بتعبئتها و إعادتها، أو طباعتها وتعبئتها ثم مسحها ضوئيا و إعادتها. لابد ان يقوم شخص بنقل البيانات من الورقة لقاعدة البيانات بالحاسب حيث يمكن بعد ذلك معالجة البيانات احصائيان ويمكن لبعض البرامج أن تقوم بذلك تلقائيا.
نماذج الويب:وهي نماذج على شبكة الويب، يتم إنشاءها باستخدام لغات برمجة متنوعة مثل نماذج HTML وهي بديل عن النماذج الورقية المطبوعة ويتم إدخال البيانات لها بشكل مباشر عند عرضها على شاشة الحاسب، ومعالجتها على الحاسب بشكل مباشر دون الحاجة لمعالجة المحتوى كما هو الحال في النماذج المطبوعة.تخزن النموذج بصورة فورية في قاعدة البيانات ويمكن لنماذج الويب إرسال إشعارات الاستلام بالبريد الإلكتروني كما تتحقق من عدم ترك حقول فارغة ومن إدخال النوع المناسب من المعلومات، وتتميز بسهولة معالجة البيانات وتحليلها.
استطلاع رضا العملاء:هنالك أربعة أنواع من الأسئلة الشائعة لاستخلاص آراء العملاء عند تصميم نموذج استطلاع آراء العملاء وهي:1- أسئلة الاختيار من متعدد: يختار المستخدم أحد الاختيارات بناء على رأيه.2- أسئلة المقياس الثنائي: يحتوي الاختيار على إجابتين: نعم / لا أو موافق / غير موافق.3- مقياس ليكرت (Likert Scale): مثل سؤال "ما مدى رضاك؟" يختار المستخدم من 1 إلى 5 يمثل مدى رضاه ( الرقم 1 يعني عدم الرضا والرقم 5 يعني الرضى تماما).4- أسئلة مفتوحة النهاية: يعطي المستخدم حرية الكتابة والتعبير عن رأيه بحرية.
تقارير الأعمال:هي مستندات يتم إنشائها بغرض إيصال المعلومات بإيجاز وكفاءة حول أعمال أو مهام محددة أو لتقييم العمليات المالية المتعلقة بأداء العمل.
أنواع تقارير الأعمال:1- التقارير الإعلامية: لتوضيح معلومات عن الشركة وعدد موظفيها وأداءها.2- التقارير التحليلية: تفسير النتائج والاستطلاعات.3- التقارير البحثية: أكثر التقارير شمولا حيث يتم إعدادها لتحقيق هدف محدد.4-ىتقارير التقدم: توضح ما تم إنجازه وأيضا توضيح المهام التي يجب القيام بها مستقبلا.
كتابة تقارير الأعمال:مكونات تقرير الأعمال:1- العنوان: من خلاله يطلع القارئ على مغزى التقرير ويكون مختصرا.2- الملخص التنفيذي: يقدم لمحة موجزة عن التقرير.3- النص الأساسي: يتكون من مقدمة وخاتمة ويصف المشكلات ويناقش النتائج.4- الملحقات: تكون اختياريه تتضمن صور أو مخططات او بحوث إضافية.5- المراجع: قائمة الكتب ومصادر المعلومات وترتب ابجديا لاسم المؤلف.6- قائمة المحتويات: تساعد القارئ للعثور على معلومات محددة بسرعة بالتقرير، وتكون قائمة عناوين مع أرقام الصفحات المقابلة.
وهنالك مكونات إضافية لتقرير الأعمال وهي: قائمة المصطلحات والجداول والمخططات والرسوم التوضيحية.